Notre cliente est reconnue comme une des plus grandes sociétés d’investissements et chef de file dans le secteur de l’immobilier. Elle est présentement à la recherche d’une adjointe exécutive pour aider les directeurs à location commerciale.
Les fonctions principales sont notamment :
• Coordonner les réunions selon l’information transmise par le directeur et rédiger le procès-verbal lors de réunion.
• S’occuper des préparatifs de voyage
• Contribuer à la préparation du budget du service et au processus de conciliation, au besoin.
• Traiter le paiement de toutes les factures du service et les relevés de dépenses pour le directeur, Location.
• Concevoir et préparer des trousses de location pour des clients potentiels, y compris des présentations PowerPoint.
• Faire visiter les clients potentiels dans un espace vacant et leur transmettre les modalités de l’entente proposée.
• Préparer des rapports de location mensuels, proposer des options de réaménagement, prendre note de toutes les ententes et effectuer un suivi au besoin.
• Préparer des documents justificatifs pour les nouveaux baux et les renouvellements, compiler les résumés de baux et assurer la liaison avec les clients afin de clarifier les baux, avec l’aide du directeur, Location ou du service juridique.
• Tenir les fichiers de locataires à jour, obtenir des renseignements sur la solvabilité, prendre note de la date des avis écrits et assurer un suivi relatif aux lettres contresignées et aux dépôts. Gardez à jour les feuilles de calculs pertinentes et les bases de données.
• Coordonner tous les aspects des activités, y compris la préparation du kiosque.
• Répondre à tous les appels des locataires potentiels et fournir de l’information générale aux clients.
• Effectuer des recherches relatives à la location au besoin, y compris examiner et comprendre les clauses et les restrictions, vérifier les modalités commerciales, etc.
• Remplacer le ou la réceptionniste durant les pauses, les vacances ou en cas d’absence, ce qui nécessite de répondre aux appels et aux visiteurs de l’entreprise/du centre.
• Assumer les autres responsabilités qui lui sont attribuées.
Les exigences du poste sont les suivantes :
• Certificat/diplôme en administration de bureau
• Au moins trois ans d’expérience à un poste d’adjointe de direction
• Expérience dans le domaine de la gestion immobilière, un atout
• Bonne connaissance de la documentation relative aux baux
• Connaissance de l’informatique et des logiciels Word, Excel et PowerPoint
• Capacité de saisie au clavier rapide et exacte

N’hésitez pas à faire parvenir votre candidature, en prenant soin d’indiquer le numéro de référence 20715 à l’attention d’Emily Gourley, egourley@zsa.ca